Estudiar Organización de Eventos; Un Organizador de Eventos se responsabiliza de la supervisión de toda la logística previa durante un evento, ya sea una conferencia, una boda, un evento turístico estilo Fitur o cualquier reunión organizada. Los organizadores de eventos ejecutan los planes del evento administrando el personal, las finanzas, las relaciones con los proveedores y su contratación, la invitación y confirmación de los asistentes, confirmación del lugar donde se realizará el evento, servicios de transporte y gastronomía, coordinación integral durante la realización del evento y la evaluación posterior.

La Organización de Eventos es una disciplina para perfiles profesionales muy concretos, y se deben poseer «skills» o habilidades especiales para realizar estas tareas con eficiencia y que nos lleven al éxito: para estudiar organización de eventos se debe poseer creatividad, para destacar en sus eventos; ser una persona muy meticulosa, para que todos los detalles estén atendidos; se debe tener una alta capacidad de negociación, para conseguir los mejores servicios al menor coste posible; inventiva y capacidad de improvisación, para resolver los problemas que surjan durante la ejecución del evento; etc.

1.- Comprensión de los objetivos – ¿Cuál es el propósito del evento? ¿Qué experiencia queremos que tenga la gente? Planificar un evento es imposible sin objetivos claros.

2.- Establecer plazos – determinar lo que tiene que suceder y cuándo. Cualquier gran evento implica una compleja gestión del tiempo, la programación y la coordinación de la actividad de otras personas – como el catering, el montaje digital y tecnológico y la preparación del lugar de celebración/evento.

3.- Seleccionar un lugar de reunión – la selección de un lugar de reunión puede parecer sencilla, pero no hay que subestimar la importancia de encontrar el lugar adecuado. Al estudiar organización de eventos adquirirás habilidades de negociación de contratos y costes y el establecimiento de relaciones de trabajo.

4.- Contratación y gestión de proveedores – en cada evento participan diversos proveedores. Desde los proveedores de servicios de restauración hasta los de iluminación, los diferentes proveedores deben ponerse en contacto, preseleccionarse, negociar los costes con ellos y ultimar los contratos. A partir de ahí, el organizador de eventos debe asegurarse una gestión eficiente de todos los proveedores, que cumplan sus funciones a tiempo y dentro del presupuesto, es esencial para el éxito del evento.

5.- La gestión de los presupuestos – probablemente en segundo lugar, después de tener  los objetivos claros, viene la gestión eficaz de los presupuestos. Realizar un gran evento es fácil con fondos ilimitados, pero al estudiar organización de eventos, conseguirás organizarlos dentro de un presupuesto limitado.

6.- Marketing y comunicación – nunca se trata de que si lo construyes vendrán: ¡para conseguir una audiencia se necesita comercializar la promesa de lo que el evento va a cumplir! Hoy en día esto implica varios canales a través de correo directo, medios sociales y marketing digital.

7.- Gestión del riesgo – los eventos son complejos, ya que tener muchos elementos que contribuyen a un evento significa múltiples puntos posibles de fracaso. Comprender cuáles son los riesgos, la probabilidad de que cada uno de ellos surja, las estrategias para minimizar el riesgo y el desarrollo de un plan de contingencia sólido en caso de problemas es una tarea no negociable en la gestión de eventos.

8.- Pensar de manera sostenible: tomar decisiones en el proceso de planificación de eventos que consideren el impacto social y ambiental.

1.- Muchas oportunidades de trabajo: La industria de los eventos en España y a nivel Internacional está floreciendo: desde los grandes eventos deportivos internacionales como los Juegos de la Commonwealth y la Super Bowl, hasta los eventos musicales como el Festival Tomorrowland , pasando por un número cada vez mayor de festivales para aficionados a la gastronomía, en España estudiar organización de eventos con especialización en Wedding Planer esta muy demandado por las empresas. Todos estos eventos necesitan gente con talento para dirigirlos. ¡Gente que sea enérgica, rápida en aprender y apasionada por todos los eventos!

2.- Aumenta tu confianza: Un curso o master de gestión de eventos te ayudará a desarrollar tus habilidades interpersonales para que te sientas más seguro al tratar con personas en el lugar de trabajo. Lo hacemos involucrándote en actividades prácticas como la organización de eventos en vivo como la recaudación de fondos. Los directores de eventos necesitan tratar con clientes, proveedores y otras personas de la organización a diario, por lo que debes aprender a tener confianza en ti mismo y a ser asertivo.

3.- Estudiar Organización de Eventos te prepara para la oficina moderna: Aprenderás a utilizar los paquetes de TIC más actualizados de Microsoft. Si tienes grandes habilidades en TIC serás inmediatamente efectivo en el lugar de trabajo. El personal de eventos usa Word y Excel todos los días, así que necesitarás tener confianza en el uso de estas herramientas. Necesitas promocionar tu evento en sitios web y medios sociales para que aprendas a planificar campañas y llegar a tu público objetivo.

4.- Mejora tu comunicación: El personal de eventos debe ser capaz de escribir cartas, correos electrónicos, pre-diseñar folletos, presidir reuniones y negociar acuerdos con los clientes. Estudiar Organización de Eventos le ayuda a desarrollar su capacidad de escucha y a aumentar su conciencia de la importancia del lenguaje corporal. Las empresas contratantes dicen que la comunicación es una de las habilidades más importantes que buscan en los solicitantes.

5.- Conviértase en un gran participante: ¡Todo se trata del equipo! con una formación especializada de organización de eventos aprenderás a trabajar en equipo, a sacar lo mejor de tu equipo y a descubrir cuál es tu papel en un equipo. El personal de eventos no puede quedarse atascado.

6.- Aprende a ofrecer un servicio al cliente excepcional: Para que un evento sea un éxito necesitas entender las necesidades de tu cliente y ofrecer un servicio que supere sus expectativas. Un curso de eventos le mostrará cómo lograrlo. Aprenda a ser profesional y a la vez agradable y amistoso. Apreciarás la importancia de cuidar cada detalle en cada tarea que emprendas.

7.- Puedes explotar tu creatividad: ¿eres un pensador creativo? ¿Eres innovador? La gestión de eventos te da la oportunidad de causar un verdadero impacto al aprovechar tu lado creativo. Serás la persona que traiga las ideas a la mesa y ayudarás a hacerlas realidad.

Si te gustan los retos: Los empleadores necesitan personas que les ayuden a resolver problemas y a tomar decisiones que generen riqueza para su negocio. Si eres una persona práctica a la que le gusta tratar con problemas prácticos que tienen que ser superados para que el evento funcione sin problemas, ¡entonces estudiar organización de eventos podría ser tu carrera profesional! Aprenderás a mantener la cabeza fría bajo presión, siempre con soluciones reales y efectivas.

8.- Porque eres una persona sociable! Te gusta hablar, discutir, debatir, negociar, pero sobre todo sientes que tu contribución ayuda. Si eres bueno interactuando con la gente y disfrutas de la experiencia, sacarás el máximo provecho realizando un curso de gestión de eventos.
¿Quieres ser autónomo? Un negocio de gestión de eventos puede ser dirigido desde casa. Estudiar organización de eventos puede ayudarte a conseguir el conocimiento y las habilidades que necesitarás para dirigir tu propio negocio. Deja de soñar y empieza a creer en ti mismo, ¡tú puedes hacer que esto suceda!

¿Es usted quien organiza los viajes en grupo de sus amigos? ¿Participa siempre en la organización de actividades en su barrio? ¿Siempre se encuentra planificando presentaciones y conferencias en el trabajo? ¿Siempre te piden que seas la persona encargada de la organización porque eres muy buena en ello? Si todas sus respuestas son positivas, tal vez debería considerar seriamente la posibilidad de convertirse en organizador de eventos. 

Las principales responsabilidades de un organizador de eventos en el día a día son coordinar y dirigir equipos de trabajo, consultar las preferencias del cliente, diseñar y seguir el plan de trabajo, e investigar constantemente y aportar soluciones a los problemas que surjan.

¿Qué cualidades debe tener un organizador de eventos?

Lo primero y más importante es tener muchos y buenos contactos, tanto para convertirlos en clientes como para poder trabajar con ellos. Así que empiece a cultivar la red de contactos ahora y recuerde que ser sociable es una habilidad esencial en este sector, así como tener excelentes habilidades de comunicación que le ayudarán a conciliar a todas las partes implicadas.

Por supuesto, otra habilidad fundamental es que tengas capacidad de trabajo y organización, de ello dependerá el éxito del evento que organices. El futuro estará garantizado por un comportamiento profesional, eficiente y discreto, que le ayudará a hacerse poco a poco un nombre en el sector.

Encontrarse en situaciones de estrés, trabajar a contrarreloj, enfrentarse a problemas profesionales, personales y organizativos son ejemplos de lo que se encontrará a diario, por lo que la templanza y el autocontrol le serán de gran ayuda.

Si puede hacer todo esto con una sonrisa en la cara, tendrá un cliente satisfecho. Recuerda que todo el mundo quiere trabajar con personas amables y positivas.

No hay duda de que hay que ser creativo. Su objetivo es satisfacer a los participantes del evento, así que sea original y deje su marca personal en cada evento que organice. No olvides ser bueno en la resolución de conflictos, la negociación y la atención al detalle.

Si quieres estudiar organización de eventos con un único objetivo que es especializarte en bodas, debes de buscar una formación complementaria y especializada de Wedding Planner, Un Wedding Planner es alguien que asesora y ayuda con el diseño, organización y planificación de bodas, respetando el estilo y las necesidades de cada pareja. También es alguien en quien puedes delegar todos los aspectos de tu boda. Estudiando organización de eventos más una especialización bien sea en curso o un master Wedding Planner, quedarás altamente capacitado para presentar un buen perfil a las empresas contratadoras y a su vez estarás en muy buena posición de crear tu propia línea de negocio como freelancer o autónomo.

Con un mercado ávido de especialistas que puedan organizar, planificar y ejecutar un evento, las oportunidades profesionales son diversas e interesantes. Algunas de Salidas profesionales de un especialista en protocolo y organización de eventos más comunes son:

Director de eventos

También conocido como planificador de eventos, es el profesional responsable de diseñar y producir eventos de principio a fin. Esto significa que es responsable de definir todas las acciones necesarias para el buen funcionamiento del evento, desde el espacio hasta la gestión del archivo final después del evento.

En general, el director del evento cuenta con un equipo de apoyo, formado por especialistas en cada campo, en el que delega tareas mientras desarrolla toda la gestión estratégica. El gestor de eventos es como el director de una orquesta, ya que debe asegurarse de que todos los miembros del equipo trabajen de forma coordinada para lograr el objetivo común.

Director de Relaciones Corporativas

Se trata de una de las salidas profesionales más interesantes, ya que el responsable de relaciones institucionales se encarga de reforzar las relaciones entre su organización y otras organizaciones del sector, organismos públicos y privados, asociaciones culturales y cualquier otra entidad nacional e internacional. Además del trabajo de relaciones humanas que llevan a cabo, también tienen que ocuparse de las normas de protocolo de la empresa a la que representan, gestionar eventos de éxito que refuercen su imagen y coordinar estas actividades con el equipo de marketing y comunicación.

Gestor de cuentas

En términos generales, un gestor de cuentas es el profesional responsable de gestionar las cuentas comerciales de una empresa. Esto incluye, por supuesto, mantener unas relaciones óptimas con los clientes, trabajar con su equipo para alcanzar los objetivos propuestos y optimizar, con su trabajo, el rendimiento de la empresa.

Se trata de un perfil laboral muy interesante para personas formadas en protocolo y organización de eventos. Su carácter híbrido y su formación le permiten coordinar cualquier tipo de evento que requieran sus clientes, desde la definición del presupuesto hasta las posteriores tareas de evaluación.

Coordinador de eventos corporativos

Este profesional es responsable de la coordinación de eventos para empresas, ejecutivos y marcas. Deben conocer los protocolos indicados para cada tipo de evento que realicen, ya que son responsables de que se ajusten a los objetivos propuestos. Este perfil es necesario, por ejemplo, en las instituciones oficiales gubernamentales, pero sus competencias también se demandan en el sector privado.

Estas son sólo algunas de las oportunidades profesionales de un especialista en protocolo. La formación continua y el interés personal por estar al día de las necesidades del mercado permiten a un especialista en protocolo y gestión de eventos trabajar también como director de divulgación sociocultural, técnico de promoción o gestor de eventos deportivos y culturales. Sin duda, uno de los perfiles profesionales más estimulantes de los últimos años.

Montar tu propia empresa de organización de eventos

La forma más directa de llegar lejos es empezar a trabajar con un profesional bien situado del que se pueda aprender. Esto le dará la experiencia y la base práctica que necesita para dar el salto y convertirse en el jefe de su propia empresa de gestión de eventos. Antes de dar el paso, considere todos estos factores:

1.- Subcontratación: Basándose en sus contactos y en su experiencia, contrate a los mejores, ya que serán la clave para ofrecer un servicio lo más completo y profesional posible.

2.- Dinero: para montar un negocio es necesario disponer de efectivo, ya que los proveedores suelen facturar por adelantado y los clientes a posteriori. Intenta negociar parte del pago por adelantado. No olvides que si tienes menos de 35 años, puedes optar a subvenciones.

3.- Especialización: Céntrese en un mercado objetivo específico, como la organización de bodas, comuniones, bautizos o cumpleaños, eventos deportivos, conferencias o cualquier otro mercado que pueda explotar. Hay que tener en cuenta que los servicios para empresas están bastante bien cubiertos, por lo que una buena opción es especializarse en la organización de eventos para particulares.

4.- Acciones comerciales: Durante todo el tiempo que no esté dirigiendo un evento, debe invertir en la búsqueda de clientes y en la construcción de su red de contactos.

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Es importante saber cómo y cuánto cobrar por sus servicios ofrecidos.

Desafortunadamente, tarificar el sueldo de un organizador de eventos no es fácil y siempre es dinámico. Varios factores entran en la determinación de la tasa de uno, incluyendo los gastos operativos de planificación de eventos, salarios y ganancias.

La realidad es que las tarifas varían según el lugar donde opera su empresa, los tipos de proyectos que asume y lo que el mercado está dispuesto a pagar.

También depende de su mercado objetivo. Es decir, su cliente actual o cliente potencial tendrá un presupuesto objetivo en mente, y sus servicios deben ser competitivos dentro de esos parámetros.

Si ponemos un ejemplo de cuanto cobra un organizador de eventos de bodas, podemos asegurar que cobrarás entre 3.000 a 10.000 € , variando en función de la magnitud de la boda.

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