¿Cómo Leer y Aprobar un Pedido de Evento de Banquete?; Los lugares de celebración quieren asegurarse de que los grandes eventos se desarrollen sin problemas o, si hay algún problema, quieren estar seguros de que no es culpa suya. Para ello, proporcionan Órdenes de Eventos de Banquetes cuidadosamente elaborados que los coordinadores de eventos deben firmar.

Casi todos los eventos importantes que se planifican en un hotel o en una instalación para eventos especiales requieren una BEO (Banquet Event Order), que es un contrato que describe todos los detalles del evento. Si te planteas estudiar organizador de eventos, querrás familiarizarte con las BEOs para poder asegurarte de que todos los detalles se cubren correctamente.

El acuerdo suele estar recogido en un formulario en el que se detallan las opciones de comida y bebida, audiovisuales, configuración de la sala, centros de mesa, requisitos de personal y todos los demás elementos relacionados con el evento. En la BEO (Banquet Event Order) se incluye una lista detallada de los costes que tendrá que pagar. La información anterior suele estar agrupada en subtítulos, junto con la información de contacto, el horario, los términos y condiciones del acuerdo y los bloques de firmas.

Aunque es obvio que hay que leer la orden de pedido de evento del baquete y aceptar los términos del acuerdo, asegúrese también de leer la letra pequeña. Es importante estar plenamente informado de lo que se está aceptando, incluidos todos los costes.

Compruebe que en la sección general de la BEO se indica lo siguiente:

1. Datos del contacto in situ, incluido un número de teléfono móvil
2. Uso del espacio para el día del evento (compruebe que los espacios mencionados son los que ha visitado)
3. Horario de preparación, inicio y finalización del evento
4. El número total de invitados previsto

Se dedicará una sección del BEO a la organización de la comida y la bebida. Deberá asegurarse de que en esta sección se detalle lo siguiente:

• El menú completo, incluyendo todos los platos
• Todos los elementos del bufé, y cómo se colocará cada estación en la sala
• Cómo pretende el lugar de celebración atender las necesidades de los invitados que tengan problemas de alimentación especiales (como dietas sin gluten o vegetarianas)
• Los horarios de servicio
• Elementos especiales relativos al servicio, como el vino y el agua con gas en las mesas
• Un desglose de todos los precios de la comida
• Lista detallada del alcohol, incluidas las marcas de alcohol y cerveza disponibles en el bar

El BEO debe describir específicamente toda la configuración de la sala. Esto incluye:

• La colocación de las mesas
• El número de asientos por mesa
• La ubicación de los puestos de comida
• Ubicación de los espectáculos (y detalles sobre el alojamiento de los artistas, si procede, incluyendo el almacenamiento del equipo, el acceso a la comida y la bebida, el espacio para cambiarse, etc.)
• Ubicación de la(s) barra(s)

Algunos BEOs pueden incluso incluir un diagrama de la configuración de la sala.

Los arreglos audiovisuales a veces aparecen en la BEO, pero como muchos lugares contratan los servicios audiovisuales a un tercero, puede haber un contrato separado. Si está incluido en la BEO, asegúrate de que todos los detalles están ultimados antes de firmar el contrato.

Todos los contratos, tienen términos y condiciones que debes cumplir. Asegúrate de conocer todos los términos y condiciones antes de firmar el documento. Por ejemplo, ¿Cuáles son las condiciones del acuerdo en caso de cancelación? ¿Cómo se resolverán los conflictos si, por ejemplo, un huésped se resbala y se cae?.

Es importante hacer cualquier pregunta al gestor de la instalación y confirmar los detalles con tu cliente antes de firmar. Una vez firmado el BEO, es un contrato vinculante.